クラウドサービスの「SimpleConnect 」はクライアントとのコンタクト
履歴・メモ・通話内容を全て記録し、外出先で閲覧可能です
事例 業種別
弁護士事務所・保険会社
全ての通話にメモを記録・折り返し対応を通知
士業であれば依頼者の事務所や法廷へ、保険会社であれば商談や事故現場へ、専門性の高い業種ほど外出の機会が多くなります。
不在時にも新たな依頼の問合せやクライアントからの入電は入ってきます。
「SimpleConnect」には一つ一つの通話毎に「通話メモ」を記録する機能が備わっており、事務員が電話対応した内容をメモで記録し、
同じプラットフォームからメモをメールで送付することができます。
また、折返し対応が必要な場合、「連絡プラン」機能を用いて、個々人のホーム画面上で通知することで、対応漏れを防ぐことが可能です。
大事な通話内容は全て録音
事務所への入電内容は、緊急性と専門性が高い職種の場合の一般の事務員がすべてを理解するのは不可能です。
実際クライアントがどのようなことを話していたが、聞き返したいことは日常茶飯事です。
同様に、訪問営業の前に電話でアポイントを取得した際に、見込顧客からのヒアリング内容をもう一度聞き返したいという経験をされた方は多いのではないでしょうか。
「SimpleConnect」を利用すれば、インターネット環境とパソコンがあれば、大事な通話内容を後から確認することが可能です。
クライアントや見込顧客との折衝の前に、細かいニュアンスの違いを訂正できます。
所内のコミュニケーションの基盤として
「SimpleConnect」の基本機能である「通話メモ」「連絡プラン」は個々人のリマインド機能として活用できますが、所内全体の業務の効率化という観点では、
「ホーム画面」にある「お知らせ」機能が非常に有効です。所内の情報共有はメールのみという事務所は多いですが、メールが埋もれてしまったり、
相手が見ているのかどうかもわからず、結局本人のところへ聞きに行ったり、と非効率な場面は存在します。
「お知らせ」機能がメールに代わる機能情報伝達機能として、業務の効率化をもたらします。
事務所の運営体制の効率化
士業の場合、各々が独立した室を所有しつつ、合同で事務所を開設するケースが非常の多いです。
その際に、「事務所の代表番号」「各々の室の電話番号」「優先度の高いクライアントの相談窓口」「担当以外が録音内容を確認できない窓口」等、
複数の電話番号の使い分け、応対できる人員の使い分けを行うケースが非常に多いです。
「SimpleConnect」を利用すれば、一つのプラットフォームで複数の電話番号を受け分けることが可能になり、管理することができます。
例えば、
・事務員は「事務所の代表番号」と「各々の室の電話番号」の対応 ・専門知識を有する人員は「各々の室の電話番号」「優先度の高い電話窓口」の対応
・担当弁護士だけが「担当以外が録音内容を確認できない窓口」を含むすべての対応 等
個々人のレイヤーによって電話番号を使い分けることが可能です。
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